A gestão de cobranças em condomínios refere-se ao conjunto de práticas e estratégias adotadas pelos administradores para administrar eficientemente o processo de arrecadação de receitas necessárias ao funcionamento e manutenção das áreas comuns e serviços compartilhados. Essa função visa garantir o adequado fluxo de recursos financeiros para cobrir despesas operacionais, como manutenção, limpeza, segurança e outros serviços essenciais, assegurando assim a qualidade de vida e a valorização do patrimônio dos condôminos.

As principais finalidades da gestão de cobranças em condomínios incluem:

- Cobrança de Taxas e Contribuições: Efetuar a cobrança regular e pontual das taxas condominiais e outras contribuições previstas na convenção condominial, assegurando a disponibilidade de recursos para custear as despesas comuns.

- Negociação e Acordos: Realizar negociações e acordos com condôminos inadimplentes, buscando soluções viáveis para regularização das pendências e preservando o equilíbrio financeiro do condomínio.

- Transparência Financeira: Manter a transparência nas informações financeiras, fornecendo prestação de contas periódica aos condôminos e possibilitando uma visão clara dos gastos e receitas condominiais.

- Controle Orçamentário: Elaborar e gerenciar um orçamento condominial, prevendo as despesas necessárias e evitando surpresas financeiras, garantindo assim uma administração mais eficiente e previdente.

- Comunicação Eficiente: Estabelecer canais de comunicação eficientes com os condôminos, esclarecendo dúvidas, informando sobre a situação financeira e incentivando a participação ativa na gestão condominial.

- Adoção de Tecnologia: Utilizar sistemas e tecnologias especializadas para automatizar processos, facilitar a emissão de boletos, controlar a inadimplência e otimizar a gestão financeira do condomínio.

- Respeito à Legislação Condominial: Garantir que as práticas de cobrança estejam em conformidade com a legislação condominial vigente, respeitando os direitos dos condôminos e zelando pela legalidade das ações.

Em suma, a gestão de cobranças em condomínios desempenha um papel crucial na manutenção da sustentabilidade financeira do empreendimento, contribuindo para um ambiente harmonioso e bem administrado para todos os seus moradores.

Com o objetivo de aprimorar a gestão condominial e facilitar a implementação das estratégias mencionadas, o Group Condomínios apresenta uma nova ferramenta que proporciona controle eficiente da inadimplência, registro simplificado das comunicações entre condôminos, e a facilidade de realizar negociações e acordos, tudo em um único ambiente. Essa solução integrada visa otimizar a administração financeira do condomínio, promovendo transparência, agilidade e eficácia nas operações, contribuindo assim para um ambiente residencial mais organizado e harmonioso.

Acessando a funcionalidade de Gestão de cobranças:

Para acessar a funcionalidade de gestão de cobranças, siga os passos abaixo:

- Vá até o menu Financeiro.

- Selecione a opção Gestão de Cobranças.

Ao fazer isso, o sistema apresentará uma lista de todos os condomínios ativos. Nesta tela, é possível buscar condomínios específicos usando a razão social ou nome fantasia.

Para visualizar as informações detalhadas referentes à cobrança de uma unidade específica, proceda da seguinte maneira: 

- Clique em Mais detalhes no condomínio desejado e, em seguida, selecione a unidade na qual pretende registrar o contato realizado.

Ao selecionar a unidade desejada, o sistema apresentará de forma detalhada as informações da unidade, incluindo os contatos previamente registrados no cadastro da mesma. Para adicionar um novo contato.

Além disso, é possível visualizar o histórico completo de todos os contatos já realizados.

O sistema também exibirá as cobranças pendentes e vencidas para essa unidade, indicando a quantidade de dias em atraso e os valores atualizados com base na data atual. Essa funcionalidade permite a realização de novos acordos.

Adicionalmente, você terá acesso à lista de todos os acordos previamente realizados para essa unidade.

Se o contato inicial com o condômino não for bem-sucedido, há a opção de agendar uma nova tentativa para um momento futuro. Consulte o item 6 para informações sobre como realizar esse agendamento. 

Registro de contato com o condômino

Para registrar um novo contato com o condômino, basta clicar na opção Registrar contato realizado no sistema. Essa abordagem facilita o processo de documentação e acompanhamento das interações com os moradores.

O sistema abrirá uma janela pop-up para registrar o contato, apresentando os seguintes campos:

- Contato realizado com: Nome da pessoa com quem foi feito o contato.

- Data do contato: Data em que a interação ocorreu.

- Horário: Hora em que o contato foi realizado.

- Canal de comunicação: Indicação do meio utilizado para o contato.

- Resultado do contato: Descrição do desfecho da interação.

- Motivo da inadimplência: Razão subjacente à inadimplência.

- Anotações: Espaço para inserir observações pertinentes ao contato.

Após preencher todas essas informações, clique em "Salvar" para registrar com sucesso o resultado do contato.

Adicionar contato

Se o condômino fornecer informações atualizadas, como um novo número de telefone ou e-mail para contato, é simples incluir esses dados no sistema de gestão de cobranças. Basta clicar em Adicionar, e o sistema abrirá uma janela pop-up, permitindo que você insira os novos números de telefone e e-mail. 

Para incluir novos números de telefone e e-mails, clique nas opções Adicionar e-mail ou Adicionar telefone. O sistema abrirá um novo campo para inserção dos dados, os quais serão automaticamente registrados no cadastro da unidade.

Visualizar histórico de contatos realizados

Você pode acessar o histórico completo de todos os contatos previamente realizados para esta unidade. Basta clicar na opção "Visualizar histórico de contatos realizados". Essa funcionalidade proporciona uma visão abrangente das interações passadas, facilitando a análise e o acompanhamento das comunicações com o condômino ao longo do tempo.

O sistema apresentará uma janela pop-up contendo todos os registros já efetuados para a unidade, com os seguintes detalhes:

- Data: Exibe a data e a hora da realização do contato.

- Anotações: Exibe todas as anotações associadas ao contato.

- Responsável: Exibe o nome da pessoa responsável pelo registro do contato.

- Contato realizado com: Exibe o nome da pessoa com quem o contato foi feito.

- Canal de comunicação: Exibe o meio utilizado para o contato.

- Resultado do contato: Exibe o desfecho ou resultado da interação.

- Motivo da inadimplência: Exibe a razão subjacente à inadimplência.

Essa apresentação organizada dos registros proporciona uma visão clara e abrangente do histórico de contatos realizados para a unidade, facilitando a compreensão e análise das interações passadas.

Iniciar acordo

Na gestão de cobranças, oferecemos a facilidade de iniciar um acordo após o contato com o condômino, especialmente se o desfecho desse contato for um acordo. Para fazer isso, basta selecionar as cobranças desejadas e clicar em "Iniciar acordo". O sistema o conduzirá para o segundo passo do acordo, onde será possível definir a data base, atualizar as cobranças com base em juros, multas e honorários informados, e então avançar para o terceiro passo do processo. 

Após a conclusão de um acordo, você poderá visualizar o acordo recente na tela de gestão de cobranças, assim como todos os acordos previamente realizados para essa unidade. Essa informação estará disponível na seção denominada "Acordos Realizados". Isso proporciona uma visão abrangente e acessível de todas as transações de acordos vinculadas à unidade em questão.

Nessa seção, você terá a facilidade de gerar relatórios específicos, incluindo o Acordo Detalhado e o Termo de Acordo e Confissão de Dívida. Essa funcionalidade permite a obtenção de documentos detalhados e formais relacionados aos acordos realizados, oferecendo uma abordagem prática para documentação e controle das transações.

Realizar agendamento

Para agendar um novo contato, clique na opção Agendamento. 

O sistema abrirá uma janela pop-up com os campos necessários para efetuar o agendamento, incluindo as seguintes informações:

- Responsável pelo agendamento: Insira o nome do responsável pelo agendamento, selecionando entre os usuários cadastrados no sistema.

- Data do agendamento: Especifique a data para a qual o contato está sendo agendado.

- Horário do agendamento: Indique o horário exato em que o contato está programado.

Conclusão

Em síntese, a plataforma de gestão de cobranças oferece uma abordagem abrangente e eficiente para administrar as interações com os condôminos. Desde o registro detalhado de contatos até a facilidade de atualização de informações de contato, a solução proporciona uma visão clara e organizada das comunicações. Além disso, a capacidade de iniciar e monitorar acordos, juntamente com a disponibilidade de relatórios detalhados, eleva a transparência e o controle na gestão financeira do condomínio. Ao integrar essas funcionalidades, a plataforma visa simplificar e aprimorar a administração, contribuindo para uma abordagem mais eficiente e eficaz na gestão de cobranças condominiais.